2.1 Creatividad e Innovación
Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u
organización, debemos de definir las áreas sobre las cuales sera planteada la
solución para los requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de
acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no abarcar mas allá
de los que indica una posible solución.
Esta
etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras
de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en
el desarrollo del proyecto.
Los pasos son los
siguientes:
1.- Determinar el alcance y los objetivos.
2.- Crear una visión.
3.- Adoptar una metodología en la planeación.
4.- Organizar y definir los recursos necesarios.
5.- Definir el equipo de trabajo.
6.- Preparar un plan de trabajo.
7.- Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.
Creatividad e Innovación
El
desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también
consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que
sean considerados como únicos o específicos para la solución. Para estos
procesos se considera importante la aplicación de la creatividad e innovación
en la solución de los problemas.
Innovación: Es una
herramienta que permite aprovechar los cambios como una oportunidad para
generar soluciones no existentes.
Creatividad: Es el
proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como herramienta la
innovación. Con la creatividad provocamos elementos nuevos cuyas
características no son conocidas.
FUENTES DE INNOVACIÓN
ü Inventos Inesperados - En algunas ocasiones existen sucesos extraordinarios y
que no son parte de una planeación previa, generalmente son eventos o
actividades que existen pero que no se manifiestan hasta el momento en que se
les toma en cuenta.
ü Incongruencias - Se refiere a dar por cierto un conocimiento que en la
práctica, algunas veces no es así, los conceptos que se aplican en teoría
pudieran tomarse como algo contrario a lo que vemos cotidianamente.
ü Necesidades o Cambios - Todas las organizaciones en el medio ambiente se
encuentran en constante cambio y alguno de ellos puede ocasionar resultados
diferentes a los que comúnmente ocurren lo que se traduce en probables
necesidades y cambios.
2.2 Técnicas de reto de ideas y de análisis de errores
Técnica de reto de ideas: una técnica creada con la finalidad de ayudar a definir alternativas de solución para algunos problemas.
El procedimiento recomendado es el siguiente:
- Explorar el
problema.
Situación, idea o concepto y analizar sus características.
Elaborar preguntas como:
¿Qué objetivos cumple?
¿Qué factores intervienen en su funcionamiento?
¿Cómo opera?
¿Es Útil?
¿Es Funcional?
¿Y Como debería de ser?
- b) Seleccionar una situación y retarla.
- c) Contestar las
preguntas:
¿Por qué es así?
¿Puede ser de otra manera?
¿Qué opciones se tienen para generar una manera diferente de ver el asunto?
- d) Sugerir alternativas de solución.
Técnicas de análisis de errores
Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias en una
idea, situación o concepto. La manera de utilizar esa técnica es siguiendo los
pasos que se mencionan a continuación:
- Definir
el problema, idea, situación o concepto.
- Identificar
posibles errores.
- Pensar
la manera de corregirlos.
- Analizar
las alternativas de corrección y sugerir las que sean factibles.
2.3 Estrategias para el desarrollo de Inventivas
La
fase de generación de ideas corresponde a todo el trabajo que se desarrolla
para particularizar las situaciones de solución de los problemas. Generalmente
en este paso se realizan las investigaciones necesarias (bibliográfica, de
campo, de casos, etc.).
La última fase toma dos caminos que pueden ser utilizados como complementos o
vías únicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la
posibilidad de diseñar algo nuevo, o bien basar la solución en un diseño
existente y mejorarlo.
2.3.1 Definición
del Problema
1.- Determinar metas y Objetivos.
Definir el alcance del problema.
Evaluar características favorables y desfavorables.
Entender las metas y objetivos de la empresa con respecto
a los requerimientos y expectativas de crecimiento.
Lista y definición de los objetivos y metas que se
buscan.
Revisar posibles factores de éxito o fracaso.
Planear un calendario inicial.
2.- Crear una Visión Inicial.
Revisar,
recopilar, leer todas las fuentes de información de la empresa.
determinar la influencia de los objetivos.
Visita a otras empresas.
Formular una visión que muestre el objetivo (Datos /
Sistema), y el ambiente con las oportunidades y objetivos previos.
Hacer promesas razones para generar entusiasmo y soporte.
3.- Adoptar una Metodología.
Formular y
estar de acuerdo con los principios esenciales y los requerimientos de una
metodología.
Evaluar los métodos de planeación actuales y los
estándares de la organización.
Aprender y familiarizarse con los tipos de metodología.
Seleccionar una metodología y tener referencias de ella.
Implantar la metodología en el proyecto.
Generar una tabla preliminar de contenido.
4.- Disponer de los Recursos
Suficientes.
Experiencia.
Material físico.
Material tangible (conocimientos, ideas, etc.).
Documentación (bibliografía, material disponible).
Recursos humanos.
Recursos financieros.
5.- Crear un Equipo de Trabajo.
Es uno de los pasos más importantes
del proceso de planeación. Debe existir acuerdo en la selección de las
herramientas y metodología para evitar ineficiencias que impidan al equipo de
trabajo progresar y concebir el objetivo deseado.
Existen 4 puntos
importantes:
a)
Debe de
haber un líder.
b)
Los miembros
del equipo deben de ser creíbles y acreditados.
c)
Los miembros
del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas.
d)
Debe existir
múltiple cooperación y compañerismo.
Pasos a seguir:
1.- Determinar las tareas a llevar a cabo.
2.- Estimar esfuerzos.
3.- Estimar el número de gente requerida.
4.- Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro.
5.- Seleccionar el personal apropiado con las tareas y
trabajos a llevar a cabo con el paso de la metodología.
6.- Sesiones de entrenamiento y capacitación requerida al
hacer comprender la metodología.
7.- Tener un espacio de trabajo.
8.- Seleccionar consultas externas.
6.- Preparar un Plan de Trabajo.
El plan de trabajo se refiere a la calendarización y
planeación de todas las actividades que deben de realizar los miembros del
equipo para llevar a cabo el proyecto. Es importante que cada actividad sea
referenciada para ser terminada en el tiempo señalado. Un buen plan de trabajo
debe de ser realizado por el líder (generalmente) y analizado o completado por
los miembros del equipo.
Un plan de trabajo
generalmente contiene los siguientes aspectos:
Introducción.
Descripción de tareas.
Duración esperada, esfuerzos estimados.
Diagramas de Grantt y resumen del calendario.
Responsabilidades diarias / semanales.
Status de proyectos.
Pasos a seguir:
1) Tener completos los pasos iniciales.
2)
Considerar
la subdivisión en subproyectos.
3)
Listar todas
las fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del equipo.
4)
Estimar
duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando los
recursos asignados.
5)
Establecer
un control para el Status del proyecto.
6)
Construir
situaciones de contingencia (Que pasa si).
7)
Estimar el
impacto de costos y presupuestos.
8)
Distribuir
el plan a cada miembro.
7.- Obtener
/ Confirmar las Obligaciones o Responsabilidades
El
proyecto diseñado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo, es
necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobación de
los niveles superiores. Por ej., cuando se trata de un proyecto tecnológico
(Sistema de Información) éste abarca a muchas áreas estratégicas de la empresa,
por lo que no sería posible si no se está de acuerdo en esos niveles.
Los
objetivos que se buscan en esta etapa se mencionan a continuación:
- Presentar el material desarrollado.
- Realizar juntas y presentaciones con los
administradores.
- Presentar hoja de actividades que confirmen el
entendimiento de los objetivos y metas iniciales además del resultado
final.
- Confirmación por escrito del inicio o continuidad de
la empresa.
- Proporcionar un proyecto que fortalezca a la empresa.
Pasos a seguir:
a) Planear el acercamiento a los administradores.
b)
Tener juntas
informales con los ejecutivos para revisar objetivos, alcance potencial y otros
factores críticos.
c)
Preparar y
entregar presentaciones a nivel ejecutivo.
d)
Escuchar
cuidadosamente la retroalimentación y discutir sus preguntas.
e)
Resolver
aspectos dudosos y no comprendidos, además de discutir, sobre los recursos
necesarios.
f)
Obtener
aprobación para proceder en el p[proyecto.
g)
Publicar o
anunciar el acuerdo logrado.
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